Dalam strategik management, kita biasa dengan perkataan kaizen...salah satu ciri-ciri mark hurd...Jepun, memang tak lari dengan perkatan Kaizen. “Kai” maksudnya perubahan, “zen” maksudnya baik – perubahan yang baik. Mereka mengamalkan Kaizen. Perubahan yang kecil dikumpul menjadi perubahan yang besar. Jadi blh kita sebut kaizen sbgai perubahan yang berterusan.

KOMUNIKASI EFEKTIF

DEFINISI KOMUNIKASI

Komunikasi adalah satu proses interaksi antara manusia yang melibatkan pertuturan dan pertukaran pendapat, gerak isyarat atau simbol. Proses interaksi ini berlaku untuk mencapai objektif seperti bertukar-tukar maklumat, mempengaruhi tingkah laku, memujuk mahupun menukar keadaan fizikal dan mental manusia. Byrnes ( 1975 )

  

Komunikasi di sekolah sentiasa berlaku sepanjang masa di antara guru besar / pengetua dengan guru, antara guru dan guru, antara guru dengan pelajar dan antara pelajar dan pelajar. Mereka mengalami proses penyampaian atau pemindahan mesej yang akhirnya kedua-duanya mempunyai kefahaman untuk dikongsi bersama.  Komunikasi terbahagi kepada dua iaitu komunikasi secara lisan ( verbal )  dan komunikasi bukan lisan ( non-verbal ).

Komunikasi Secara Lisan ( Verbal )
Komunikasi secara lisan adalah dengan menggunakan suara secara formal atau tidak formal. Komunikasi lisan secara formal adalah seperti perbincangan dalam mesyuarat, aktiviti PdP didalam kelas, ucapan di perhimpunan, sessi kaunseling oleh kaunselor dan perbentangan pelajar. Bagi komunikasi secara tidak formal adalah seperti perbualan guru kelas dan guru matapelajarn  atau perbualan biasa di kantin sekolah atau bercakap melalui telefon.

Komunikasi Bukan Lisan ( Non-Verbal )
Komunikasi secara bukan lisan adalah dengan menggunakan isyarat atau visual seperti dengan membuat bunyi, gerakan badan sebahagian atau seluruh badan, mimik muka, lakaran dan cara berpakaian.

KOMUNIKASI EFEKTIF

 

Komunikasi yang efektif ialah apabila penghantar mesej menyampaikan mesej dapat di fahami dengan jelas dan tepat oleh penerima mesej, makna mesej tersebut difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima yang kemudiannya membawa kepada perubahan / tindakan kepada penerima mesej sebagaimana yang dikehendaki oleh penghantar mesej. Komunikasi efektif juga apabila penerima mesej mempunyai minat untuk mendapatkan dan mendengar mesej yang dihantar oleh penghantar mesej. Contoh, situasi di sekolah iaitu apabila Guru Besar/Pengetua memberikan arahan setiap guru perlu berada bersama dengan pelajar-pelajar untuk menjalani aktiviti ko-kurikulum sehingga pukul 5.00 petang. Arahan tersebut disampaikan dengan jelas semasa mesyuarat ( komunikasi lisan ) dan di sertai juga dengan memo yang ditampalkan di papan kenyataan ( komunikasi bukan lisan ). Arahan Guru Besar / Pengetua itu jelas dapat difahami oleh setiap guru. Tetapi terdapat beberapa orang guru enggan mengikuti arahan Guru Besar atau Pengetua. Ini yang di katakan komunikasi tidak efektif di mana guru tersebut tidak dapat bertindak sebagaimana yang dikehendaki oleh Guru Besar / Pengetua. Untuk menjadikan komunikasi ini efektif kepada guru yang tidak bertindak seperti mana yang dikehendaki oleh Guru Besar / Pengetua hendaklah memainkan peranan. Disinilah Guru Besar / Pengetua menggunakan pendekatan pujukan, pemantauan, nasihat dan gaya kepimpinan. Melalui pendekatan inilah Guru Besar / Pengetua akan mendapat maklumbalas mengapa aktiviti ko-kurikulum tidak dapat diikuti dari guru-guru yang enggan menurut arahan Guru Besar / Pengetua tersebut.

PROSES KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

 

Komponen-komponen dalam proses komunikasi adalahseperti berikut;

1.    

       1. Penghantar

Penghantar ialah mereka memulakan komunikasi dan yang mempuyai mesej yang ingin disampaikan secara lisan atau bukan lisan. Contohnya, penghantar ialah seorang Guru Besar / Pengetua kepada guru, guru kepada guru, guru kepada murid atau murid kepada murid.

2.      Mesej

Mesej merupakan sesuatu sesuatu yang perlu difahami. Mesej mempunyai  maklumat, kehendak atau keinginan yang perlu difahami oleh orang yang menerima mesej tersebut. Mesej juga perlu memikirkan tentang latarbelakang penerima supaya mesej dapat difahami dengan sewajarnya. Di sekolah, mesej mungkin berupa tarikh ujian bulanan, jadual  lawatan dari pihak PPD atau pertandingan-pertandingan yang perlu diikuti oleh pelajar.

3.      Saluran / Medium

Saluran / Medium adalah kaedah bagaimana mesej tersebut hendak di sampaikan kepada penerima daripada penghantar samaada melalui verbal atau non verbal.  Pilihan saluran / Medium yang bersesuaian akan menyebabkan mesej dapat di sampaikan dengan lebih cekap. Sekiranya tindakan perlu dibuat dengan segera oleh penerima mesej, mungkin percakapan secara bersemuka lebih sesuai digunakan berbanding dengan penggunaan e-mail. Contohnya penggunaan telefon untuk menerangkan tentang gambarajah adalah kurang sesuai berbanding sekiranya menggunakan saluran komunikasi yang lain yang boleh menjadi rujukan yang berulangkali sehingga difahami.

4.      Gangguan

Gangguan ialah sebarang faktor yang mengganggu dan mengelirukanserta menghalang komunikasi. Ianya mungkin bersifat dalaman seperti penerima tidak mendengar dengan baik dan berada dalam keadaan yang tidak bersedia untuk berkomunikasi atau yang bersifat luaran berupa kebisingan dari sekitarj atau masalah peralatan komunikasi. Ianya akan menyebabkan mesej tidak disampaikan dengan jelas dan penerima mesej tidak dapat memberikan maklumbalas kepada penghantar. Contohnya di sekolah, apabila sessi  PdP sedang berlangsung, terdapat gangguan bising dari kerja-kerja pemotongan rumput. Sudah pastilah standard pembelajaran yang perlu di capai oleh pelajar-pelajar tidak akan tercapai.

5.      Penerima

Penerima ialah mereka yang menerima mesej yang dihantar oleh penghantar. Mungkin penerima seorang atau ramai.  Tindakan susulan akan dibuat oleh penerima mesej setelah mesej tersebut difahami.

6.      Maklumbalas

Maklumbalas adalah perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima mesej yang menunjukkan penerima faham apa yang diingini atau yang dikehendaki oleh penghantar. Ianya merupakan keterbalikan  dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi penghantar di zahirkan. Maklumbalas juga berupa maklumat tentang sesuatu keputusan dari penerima kepada penghantar. Contoh maklumbalas mungkin dalam bentuk lisan, gambarajah, laporan, dokumentasi atau perbuatan.

TUJUAN KOMUNIKASI  

Menurut Muhammad ( 2001 ), komunikasi juga ialah proses menyampaikan pemikiran dari satu minda kepada minda yang lain. Tujuan berkomunikasi adalah seperti berikut:

1.      Untuk memberikan arahan kerja

Guru Besar / Pengetua akan memberikan arahan kepada guru-guru untuk melaksanakan sesuatu program di sekolah atau bagi menjayakan misi dan visi sekolah. Contohnya Guru Besar / Pengetua mengeluarkan arahan kepada guru-guru untuk membuat persediaan bagi Majlis Graduasi di sekolah. Setiap guru memainkan peranan masing-masing bagi memastikan arahan kerja yang diberikan oleh Guru Besar / Pengetua bertindak sebagaimana yang dikehendaki. 

2.      Untuk mendapatkan maklumbalas pencapaian pelajar

Maklumbalas pencapaian pelajar boleh di ketahui melalui perbincangan atau penerangan oleh guru kepada Guru Besar / Pengetua atau kepada ibubapa pelajar. 

3.      Untuk mengemukakan cadangan

Selain dari menerima arahan daripada Guru Besar / Pengetua, guru-guru juga boleh mengemukakakan cadangan untu menjayakan sesuatu program sekolah. 

4.      Menyelesaikan masalah / pengurusan konflik

Sekiranya wujud masalah atau konflik, komunikasi merupakan suatu yang sangat penting untuk menyelesaikan masalah tersebut. Salah faham tentang sesuatu dapat diperbetulkan serta konflik dapat diuruskan dengan baik

5.      Berkongsi maklumat

Kebiasaannya guru-guru akan berkongsi maklumat bersama pelajarnya samada melalui aktiviti PdP dalam kelas atau blog, whatsap atau lain-lain aplikasi telefon pintar yang lain.

6.      Untuk membina hubungan yang baik

Menegur seseorang yang baru dikenali dapat mewujudkan komunikasi yang seterusnya dan dapat membina jaringan dalam masyarakat. Segala tanda tanya atau kekeliruan dapat dijelaskan serta diperbetulkan.

CIRI-CIRI KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Menurut Abdul Rashid ( 2000 ), 80 peratus manusia gagal dalam kerjayanya disebabkan oleh satu faktor iaitu gagal berhubung dengan orang lain. Ini kerana melalui komunikasi, seseorang itu akan menterjemah perasaan, fikiran serta idea dengan pelbagai kaedah. Kaedah ini mampu membentuk satu kualiti perhubungan dalam masyarakat. 

Abdul Rashid ( 2000 )  juga menjelaskan bahawa komunikasi yang efektif adalah seperti berikut;

1. Kefahaman

Penerima benar-benar faham apa yang disampaikan oleh penyampai. Contohnya guru-guru di sekolah dapat memahami dengan jelas arahan yang diberikan oleh Guru Besar / Pengetua atau visi dan misi sekolah yang perlu direalisasikan oleh guru-guru.

2. Keseronokkan

Mesej yang disampaikan boleh menimbulkan rasa seronok kepada penerima. Contohnya guru-guru seronok menerima komen positif dari Guru Besar / Pengetua setelah selesai sessi pemantauan PdP. Mungkin guru-guru tidak akan seronok sekiranya Guru Besar atau Pengetua hanya tahu mengkritik dan memberikan komen negatif sahaja. 

3. Pengaruh ke atas sikap

Mesej yang disampaikan dapat mempengaruhi dan mengubah sikap, nilai dan pendapat penerima. Contohnya kata-kata nasihat dari guru kepada pelajar yang suka ponteng sekolah boleh mempengaruhi dan mengubah sikap, nilai dan pendapat pelajar tersebut. Apabila pelajar tersebut mahu ponteng, pelajar tersebut akan mengingati kembali nasihat dari guru tersebut.  Teguran daripada Guru Besar / Pengetua berkenaan dengan guru-guru yang lewat masuk ke kelas dan kesannya. Sikap guru-guru akan berubah apabila guru-guru faham teguran dari Guru Besar / Pengetua itu.

4. Memperbaiki hubungan

Komunikasi yang berkesan dapat memperbaiki hubungan antara penyampai dan penerima apabila berlaku salah faham pada mesej yang di sampaikan. Seringkali berlaku di antara Guru Besar / Pengetua apabila kata-kata yang disampikan oleh Guru Besar / Pengetua itu disalahtafsirkan oleh guru-guru yang membawa kepada masalah kecil hati dan merajuk. Komunikasi secara bertentang mata dapat memperbaiki hubungan dan seterusnya dapat menyelesaikan konflik yang timbul.

5. Wujudnya tindakan susulan

Mesej yang disampaikan oleh penyampai akan menyebabkan penerima membuat tindakan susulan. Contohnya apabila Guru Besar / Pengetua mahukan laporan keputusan peperiksaan Pertengahan Tahun dari semua guru dalam tempoh seminggu. Setelah memahami arahan yang dikeluarkan oleh Guru Besar / Pengetua, guru-guru akan bertindak untuk membuat tindakan susualan iaitu dengan menanda kertas peperiksaan, mengisi data dalam Sistem Analisi Peperiksaan Sekolah dan seterusnya menghantar laporan tersebut kepada Guru Besar / Pengetua.

TUJUAN KOMUNIKASI

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 HALANGAN  KOMUNIKASI